Qualitätszirkel für robuste Prozesse
Epilog
Niemand muss während eines Meetings sitzen:
- Ein Stehtisch, ortsnah im Bereich des Fehlers, reicht völlig aus.
- Das Schaden wird visualisiert (Foto, Teil, Skizze, Zeichnung, …)
- Protokolliert (1) wird mittels 8D Prozess [Abbildung 1] oder Leankata
Dokumenten - Das Kernteam, welches über die Reklamation, Beschwerde,
Fehler, … befindet, berät und Verbesserungen auf dem Weg
bringt, besteht aus max. 4 Mitarbeiter. Zusätzliche Unterstützer
werden, wenn notwendig, temporär dazu geholt.
That’s it.
(1) Sie können auch Aktionspläne erstellen – wobei die beiden benannten Dokumente meistens komplett ausreichen, es geht ums Bewirken von Ergebnissen und nicht ums Verwalten von Problemen.
Der Qualitätszirkel
Für das erfolgreiche Durchführen eines effektiven Qualitätszirkel empfiehlt sich die folgende Vorgehensweise:
Vor der Besprechung
- Wird die Agenda mit den Teilnehmern vereinbart
- Einladen der Teilnehmer, welche über die erforderliche Sach- und Entscheidungskompetenz verfügen
- Ort, Datum und Dauer werden rechtzeitig bekannt gegeben
Während der Besprechung
- Pünktlich beginnen
- Störungen (Telefone, „Kapern“ der Besprechung durch andere Obliegenheiten, unvorbereitete Teilnehmer, …) sind zu vermeiden
- Ergebnisse in den genannten Unterlagen protokollieren
- Maßnahmen hinsichtlich ihren Umfängen, Terminvorgaben und Verantwortlichkeiten verbindlich vereinbaren
- Proaktives, konstruktives Umgehen mit Konflikten (es geht immer um die Sache)
- Ziel und Zeit orientiert arbeiten
Zum Ende der Besprechung
- Entsprechend dem Datum, an dem Ergebnisse vorliegen sollen, einen Follow-up Termin vereinbaren
Mithilfe dieser straffen Gesprächsstruktur werden die Beteiligten sowohl gefördert, aber auch gefordert. Das Ziel der jeweiligen Besprechung ist es, dass die Beteiligten ins Handeln kommen, um das Problem zu lösen.
Die Vorteile im Überblick
Gerade KMU sind darauf angewiesen, dass ihre betriebsinternen Abläufe und Prozesse rund laufen, damit sie sich Zukunftssicher positionieren können. Qualitätszirkel sind ein probates Mittel großer Unternehmen, um Verbesserungen zu erzielen und sehr oft gelingt dieses ohne viel Aufwand.
Investieren daher auch Sie in Qualitätszirkel, um die genannten Vorteile für sich und ihr Unternehmen wirksam zu machen indem sie erfolgreich Ihre Prozesse verbessern
Ein professionell durchgeführter Qualitätszirkel führt zum dauerhaften Abstellen eines Problems.
Sind
- die Problemursache (n) identifiziert und
- werden die Maßnahmen konsequent umgesetzt und deren
- Nachhaltigkeit über eine bestimmte Zeitdauer überwacht
- ist das Problem gelöst fallen auch die damit verbundenen Aufwendungen vom Tisch
Entscheidend ist, dass Ihre Mitarbeiter die einschlägigen Problemlösungsmethoden kennen und anwenden.
Mitarbeiter führen
Die Aufgabe der Führungskraft ist es hier nicht, „als oberster Problemlöser“ zu agieren, sondern das Team zu einem eigenständigen Lösen von Herausforderungen zu befähigen. Die Führungskraft konzentriert sich darauf, dass Umfeld für diesen Prozess zu organisieren und das Team bei Bedarf methodisch zu unterstützen. Dies kann entweder durch die Führungskraft selbst, oder durch das hinzuziehen der entsprechenden Kompetenz erfolgen.
Die genannten Dokumente, nämlich der 8D Report oder die protokollierte Leankata, sind ein exzellente Mittel um die Führungskraft qualifiziert zu informieren, oder-falls erforderlich-in die Details zu gehen.
Damit „erledigen“ sich gleich mehrere Probleme:
- durch das Delegieren der Aufgaben gewinnt die Führungskraft Zeit und Freiräume
- die Delegierten erwerben zunehmend Kompetenz und Sachverstand, und
- werden damit befähigt, Herausforderungen eigenverantwortlich anzugehen
Zeit gewinnen
Das Durchführen und das Organisieren von Qualitätszirkeln sorgen dafür, dass sie mit dieser erfolgsbringenden Methode, Probleme dauerhaft von den Tisch zu bekommen. Natürlich benötigen Unternehmen, welche mit dieser Systematik nicht vertraut sind, Zeit und Übung, bis das ihrer Qualitätszirkel mit der gewünschten Effektivität laufen. Sehen Sie daher die Zeit, welche sie zum Installieren dieser Institution benötigen als Investitionen an. Und ähnlich wie beim ROI werden sie nach einer gewissen Zeit ein Mehrfaches an Zeit zurückbekommen als sie investiert haben.
PS: Der Prozess funktioniert auch bei Dienstleistungen und Abläufen im Büro und Verwaltung!
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